Las aplicaciones para el manejo de procesos se encuentran cualitativamente más cerca del manejo del “negocio”, respecto al alcance de los aplicativos tradicionales. Asegurar la satisfacción de las personas a cargo de la operación y obtener resultados
de utilidad para mejorar el desempeño del conjunto, desde la implantación y a lo largo del tiempo, es el objetivo de los especialistas en BPM.
Con nuestra experiencia, y la aportada por centros de investigación internacionales relacionados en la bibliografía, identificamos actividades complementarias a las previstas en el Proceso Unificado Rational (RUP) para lograr el objetivo descrito.
Análisis de la Información Existente
Asimilar con precisión la realidad imperante en cada proceso y subproceso, al momento en que se inicie el proyecto
(operativa, formularios, normativa, volumen de actividad, etc.)
Confirmar las visiones y las directrices generales a seguir (reglas de negocio) para la continuación del trabajo realizado en
el proyecto anterior de rediseño de procesos y subprocesos, identificando los cambios que pudieran haberse generado y que deberán contemplarse en el diseño detallado a realizar.
Identificar oportunidades adicionales de mejora en los procesos y subprocesos analizados. Recabar toda la información relevante con relación al proceso:
• Los Casos de Uso existentes de los procesos / subprocesos.
• Organigrama de los departamentos y unidades de la organización que intervienen en la tramitación.
• Formularios y formatos utilizados actualmente.
• Legislación y normativa a tener en consideración.
Análisis de la operativa actual “cómo lo hacemos hoy”. Recoger y analizar información complementaria sobre el
proceso relativo a:
• Indicadores de actividad.
• Tiempos y plazos de ejecución de las actividades.
• Personas involucradas en el proceso.
• Recursos utilizados en el proceso: herramientas y aplicaciones informáticas, etc.
• Normativa aplicable
Complementación del Levantamiento
Nuestra aproximación es el manejo de procesos con aplicaciones compuestas, en arquitectura orientada a servicios (SOA). Aplicación compuesta es el conjunto de servicios relacionados, integrados, que soportan un proceso de negocio.
Cada servicio es una tarea de negocio repetitiva, con asistencia de tecnología informática para realizar la actividad, tarea o paso. La coordinación de los pasos, y la orquestación de
los servicios están a cargo de los servicios propios del flujo de
trabajo
o Workflow.
Tanto la conformación y parametrización del flujo como el diseño de los servicios particulares o personalizados para el
negocio requiere entonces una “traducción” de Necesidades de Negocio en Requerimientos y viceversa. Esta es una actividad complementaria y de revisión del levantamiento ya efectuado. Será utilizada para guiar el levantamiento detallado de información y para diseñar los indicadores clave de desempeño (KPI).
En conjunto las tareas a desarrollar constituyen el puente entre el negocio y la tecnología, es el pasar de la perspectiva del proceso del negocio a la perspectiva técnica. Incluye la agrupación y el ordenamiento de las especificaciones funcionales, el determinar las guías de un proceso en lo referente al negocio y la definición de las llamadas Reglas de negocio, diferentes
a las reglas contenidas en el proceso pero relacionadas con ellas por definir la orientación y también el espacio para su flexibilidad futura.
Los pasos iniciales comprenden obtener la perspectiva de “foto completa” incluyendo las áreas relacionadas indirectamente
con el proceso, el entender donde se requiere realmente tecnología y el revisar el contenido de las especificaciones funcionales.
Como resultado de los mismos, deben obtenerse los detalles necesarios:
• ¿Que representará el aplicativo para cada sección funcional involucrada?
• ¿Qué papel tendrá el aplicativo dentro del conjunto de apoyos informáticos en cada unidad de negocio?
• ¿Cuál es el nivel de responsabilidad de las personas quienes utilizarán la aplicación en cada uno de los roles previstos?
• Desarrollo preliminar de modelos de información involucrando las entidades y relaciones ya contenidas en otros sistemas
• Definición de Flujos de Información y Cambios de Estado
La revisión de las especificaciones funcionales buscará que estas sean el plano del diseño de las aplicaciones desde el punto
de vista del usuario. Deben incluir las características y el contenido de pantallas, diálogos y menús. El enfoque de la complementación del levantamiento en aspectos de “negocio” y de detalle está descrito a continuación dentro de la actividad paralela de análisis, como parte de la misma etapa de investigación.
